REGISTRO ANTE EL SAT

Después de elegir nuestra forma jurídica, y firmar el acta constitutiva ante notario, el siguiente paso es dar de alta la empresa ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria) . En nuestro caso personal, fue relativamente complicado, pero hay que reconocer que gracias al sistema de citas por Internet el proceso es bastante ágil, siempre y cuando tengamos todos los documentos que exigen.

CITA ANTE EL SAT

Es muy recomendable que hagamos la cita previa por Internet. Es posible acudir sin cita previa, pero para ello deben ponerse en la fila con toda la gente, por lo que van a perder su valioso tiempo. Si lo hacen por Internet, es suficiente con que vayan 5 minutos antes de la cita. No acudan con demasiada antelación ya que puede que no les atiendan hasta que llegue su hora.

Siempre es mejor que se informen directamente con el SAT porque cada caso puede ser diferente. Para ello les recomiendo el servicio de información vía Chat del SAT.  Cada cita es para un proceso diferente. Dependiendo de los documentos que tenga el representante legal, pueden requerir más o menos citas. En nuestro caso los trámites los realizó mi socio, el cual no contaba con RFC (Registro Federal de Contribuyentes), por lo que requerimos las siguientes citas:

1. Cita para registrar la empresa ante el SAT, para obtener el RFC (Registro Federal de Contribuyentes) de la persona Moral.
2. Cita para obtener la FIEL (Firma Electrónica) de la persona física, es decir, de mi socio.
3. Cita para obtener la FIEL (Firma Electrónica) de la persona moral, de la empresa.

Durante el proceso de selección de la fecha y hora para la cita, una vez que hayan elegido entre las diferentes opciones, recibirán un correo para confirmar que se ha realizado el registro (Acuse de cita). Ahora bien, antes de la fecha de la cita,24 o 48 horas antes, recibirán otro correo en el que deben confirmar que van a acudir a la cita. Si no lo confirman la cita se cancelará. Es por este hecho, que seguramente durante el proceso de selección de la cita vean muchos días ya no disponibles. Mucha gente registra la cita, pero luego no la confirman, por lo que si ven frecuentemente los horarios de las citas, puede que vean como se liberan algunos días que en principio ya estaban ocupados. 

Pueden registrar y confirmar una cita, pero si luego no acuden a la cita, se va a contabilizar la no asistencia. Si realizan esta misma operación 3 veces en el mismo mes, se les penalizará con 30 días sin poder realizar otra cita. Por ello es importante que acudan a las citas confirmadas.

TRÁMITES

Los siguientes trámites son los que realizamos nosotros, y también pueden observar la documentación principal que requerimos. Les recomiendo que se informen con antelación de todo lo que van a requerir, porque seguramente en este artículo no se incluya todo.

1. Obtención del RFC:

En este caso  lo más importante es que lleven el acta constitutiva, poder del representante legal que vaya a realizar el trámite (generalmente en el acta constitutiva se incluye dicho poder), comprobante del domicilio donde se va a ubicar la razón social (recomiendo que lleven impreso el mapa por ejemplo de google maps, ya que les preguntaran entre qué calles está el domicilio a registrar), identificación oficial, CURP y acta de nacimiento.

Importante: Aunque parezca obvio asegúrense de que su nombre en el CURP y la identificación oficial coincidan exactamente, hasta en el más mínimo punto y coma. Estos documentos conviene que los lleven en original y copia en todos los trámites. Quizá no todos sean necesarios, pero más vale tenerlos.

2. FIEL de la persona física:

Es necesario que primero se obtenga el RFC del representante legal. Para ello antes de la cita deben llevar en una memoria de USB los dos archivos que genera el Software para la generación del certificado y la clave. Aquí escrito el proceso parece más complicado, pero realmente es muy sencillo. En el peor de los casos lo pueden obtener directamente con el asesor del SAT que les ayude en realizar este trámite, pero en cualquier caso no olviden llevar una memoria USB.

3. FIEL de la persona moral:

Este proceso es similar al proceso anterior, pero en este caso se va a obtener la FIEL de la sociedad o persona moral. Seguramente en este proceso le darán el código CIEC, válido para realizar trámites por Internet.

4. Registro en el padrón de importadores:

Si van a importar material o productos de otros países, van a requerir darse de alta en el padrón de importadores. Desconozco si es con todos los países, o con aquellos con los que no se tenga algún acuerdo o tratado internacional de libre comercio. En mi opinión particular este trámite me pareció algo más complicado, ya que no parece directamente otro trámite del SAT. Fue algo más complicado encontrar el enlace y los pasos a seguir. Ni siquiera en el Chat del SAT pudieron facilitarme mucha información.

5. Sello digital:

Este trámite es sencillo y se realiza en línea (online). Lo van a requerir para activar su programa de facturación electrónica. Este sello es necesario para que puedan emitir facturas electrónicas.

RESUMEN

Estos trámites son los básicos que realizamos nosotros para dar de alta la empresa ante el SAT. Posteriormente facilitamos los datos del RFC al notario, para que ya procediera al último paso: dar de alta la sociedad ante el registro mercantil. En caso de que la sociedad tuviera capital extranjero, o algún socio extranjero, deberían darlo de alta ante la secretaría de economía, en el Registro Nacional deInversión Extranjera. Trámite relativamente sencillo.

A medida que tengan más operaciones, van a requerir más tramites u operaciones ante el SAT. La mayoría de esos trámites los van a realizar online, pero sí es importante que conozcan a nivel de contaduría las obligaciones y derechos que tienen ante el SAT. Si ustedes lo desconocen como fue en nuestro caso, es conveniente que busquen a algún contador. Seguramente en un inicio no se puedan permitir la contratación de un contador, por lo que pueden contratar los servicios de asesores o contadores, los cuales les van a cobrar en base al número de trámites a realizar.

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VISITA AL NOTARIO

En el anterior post vimos las principales opciones que teníamos para la elección de la forma jurídica. Al final en nuestro caso optamos por la Sociedad de Responsabilidad Limitada. Después de esta decisión, hay que constituir la empresa. Para ello tuvimos que ir ante un notario, por lo que os contaré nuestra experiencia y aspectos a tener en cuenta.

NOMBRE DE LA EMPRESA O RAZÓN SOCIAL

Os recomiendo que elaboren una lista de unos 5 nombres de empresa o razón social. Cuando decimos nombre, nos referimos al nombre “oficial” de la empresa, a la razón social. Si lo quieren ver de otra forma, me refiero al nombre al cual nos deben elaborar a nosotros la factura. Muchas empresas tienen un nombre, y luego de cara al público en general, tienen una Marca. No sé si este ejemplo es bueno y correcto, pero para que se hagan una idea,  FEMSA puede ser la razón social, y OXXO una Marca.

Siguiendo con lo anterior, conviene que elaboren varios nombres, y cuanto menos “habitual” mejor, ya que habrá menos probabilidades de que ya exista una razón social con el mismo nombre. En nuestro caso elaboramos una lista de 5 nombres por orden de prioridad, y aunque desconozco el porqué, al final se eligió el último nombre que queríamos. Empezamos bien esta aventura. Pero vayan elaborando esa lista, porque de lo contrario llegará el día de acudir al notario y no sabrán que decirle.

ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

Si ya tienen claro las diferentes opciones para la razón social, ahora toca definir bien a qué actividad o actividades se va a dedicar la empresa. En este punto es importante emplear conceptos genéricos, para que puedan abarcar muchas más actividades de las que en principio tienen en mente. Por ejemplo: si se van a dedicar a la venta de “cámaras web ultrasónicas”, en la actividad de la empresa no vamos a poner “Venta de cámaras web ultrasónicas” únicamente, ya que toda la actividad estaría limitada a ese producto en específico, y uno nunca sabe cómo van a evolucionar los negocios, ni lo que vamos acabar vendiendo. Si no lean la graciosa historia de cómo Lamborghini, la famosa marca italiana de automóviles deportivos de lujo, amplió su oferta paso de fabricante de maquinaria agrícola a fabricante de autos deportivos de lujo.

Por lo tanto, en nuestro ejemplo anterior, podríamos definir nuestra actividad principal como “Compra venta de artículos electrónicos de consumo, producto tecnológicos e informáticos. Innovación y desarrollo de nuevas tecnologías en electrónica de consumo…”. Si no saben cómo definir esta parte, consúltenlo con su Notario. En nuestro caso el Notario ya tenía una serie de plantillas elaboradas que se adaptan a muchos tipos de empresa o actividades.

CAPITAL SOCIAL

Deben tener claro el número de socios y el capital social que van aportar. En principio para una S de RL de CV el capital mínimo son 3,000 pesos mexicanos. Pero obviamente no parece un importe muy creíble para constituir una sociedad. Es decir, es posible, pero en nuestro caso nos aconsejaron que indicáramos 100,000 pesos de Capital social. No hace falta desembolsar esta cantidad al instante de la firma del notario. Nuestra responsabilidad está limitada a esa cantidad. Siendo la nuestra una sociedad de dos, la idea inicial era que cada parte social aportara 50,000 pesos (50% - 50%), pero el notario nos aconsejo que una de las partes tuviera la mayoría absoluta, para que en un futuro no se estancara la actividad de la empresa, por estar atorados por diferencia de opiniones. Por tanto, mi socio y yo tomamos la decisión de que yo pusiera el 60% del capital social, y él el restante 40%.

SELECCIÓN DEL NOTARIO

Es aconsejable que acudan a un notario que les hayan recomendado. En nuestro caso elegimos uno al azar y la verdad que se tardó muchísimo. Aproximadamente mes y medio en tener el borrador para la constitución de la sociedad, es decir, el acta constitutiva. Una vez que firmamos el documento, el notario dejó una cláusula en el que indicaba que iba a esperar a que nos diéramos de alta en el SAT para que definitivamente procediera para darnos de alta en el registro mercantil. Así que llegados a este punto, nuestro próxima tarea es acudir al SAT para registrarnos y obtener nuestro Registro Federal de Contribuyentes.

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